Najczęstsze błędy w księgowości salonów urody

Branża beauty przeżywa dynamiczny rozkwit, co przekłada się na rosnącą liczbę klientów i coraz wyższe obroty. Jednak rozwój działalności często zwiększa również ryzyko popełnienia błędów w księgowości, co może skutkować np. problemami finansowymi i kontrolami urzędu skarbowego. Jakie błędy księgowe spędzają sen z powiek właścicielom salonów urody?

Brak prawidłowej ewidencji na kasie fiskalnej

Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne nie mogą korzystać ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących niezależnie od wysokości obrotu (zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. j Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących usługi). Mimo to salony urody nie zawsze realizują ten obowiązek prawidłowo. Do najczęstszych błędów należą:

• niewydawanie paragonów za świadczone usługi;
• stosowanie błędnych stawek VAT na kasie;
• nieprawidłowe przypisywanie pozycji na kasie do świadczonych usługi;
• błędy w rejestrowaniu bonów podarunkowych.

Niewłaściwe stosowanie stawek VAT

Od 1 kwietnia 2024 roku branża beauty korzysta z obniżonej stawki VAT (8%) dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure (PKWiU 96.02.13.0, PKWiU ex.96.02.14.0) oraz pozostałych usług kosmetycznych (PKWiU 96.02.19.0). Jednak ten przywilej może również stać się źródłem problemów. W razie błędnego zastosowania obniżonej stawki VAT organ skarbowy naliczy zaległy podatek (wg stawki 23%) wraz z odsetkami, a dodatkowo może nałożyć dodatkową sankcję i rozpocząć postępowanie karne skarbowe. Problemy z właściwym zastosowaniem stawki VAT dotyczą między innymi:

• błędnej klasyfikacji usług (branie pod uwagę PKD zamiast PKWiU i rzeczywistego charakteru usługi);
• stosowanie obniżonej stawki 8% dla usług objętych standardową stawką 23% (tatuaż, piercing, masaż relaksacyjny, solarium);
• usługi zwiększające ryzyko błędnej interpretacji podatkowej, np. makijaż permanentny, zabiegi z użyciem specjalistycznego sprzętu;
• stosowanie zwolnienia z VAT na usługi medyczne przez salony urody;
• sprzedaży w pakiecie usług o różnych stawkach VAT.

Spóźniona rejestracja do VAT

Wiele salonów urody korzysta nie tyle z obniżonych stawek VAT, co ze zwolnienia podmiotowego, które przysługuje do czasu osiągnięcia limitu sprzedaży w wysokości 240 000 złotych. Również w tym przypadku księgowość w branży beauty napotyka problemy, ponieważ częstym błędem przedsiębiorców jest opóźniona rejestracja do VAT. Należy bowiem pamiętać, że przedsiębiorca ma status czynnego podatnika VAT automatycznie po przekroczeniu limitu, a nie z chwilą rejestracji w VAT. Często jest tak, że przekroczenie limitu następuje w trakcie świadczenia usługi (np. podczas zabiegu kosmetycznego). W tej sytuacji zarówno ta usługa, jak i każda następna powinny być opodatkowanie odpowiednią stawką VAT.

Błędy w sprzedaży i rozliczaniu voucherów

Błędy w księgowości branży salonów urody często dotyczą sprzedaży i ewidencji voucherów, które klienci kupują zazwyczaj w ramach prezentu dla bliskiej osoby. Ustawa o VAT rozróżnia bony podarunkowe jednego przeznaczenia i bony różnego przeznaczenia.

Różnica jest następująca:

• bony jednego przeznaczenia to bony na towary lub usługi, w których miejsce dostawy towarów lub świadczenie usług oraz kwota podatku są znane w chwili emisji tego bonu (np. karta podarunkowa na manicure opodatkowany stawką 8%);
• bony różnego przeznaczenia to bony inne niż bony jednego przeznaczenia (np. uniwersalna karta podarunkowa, którą można zapłacić za usługi i towary objęte różnymi stawkami VAT, np. zabieg kosmetyczny, masaż, solarium czy kosmetyki).

Błędy księgowe przy sprzedaży bonów podarunkowych mogą dotyczyć:

• rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej – bony jednego przeznaczenia rejestruje się w momencie sprzedaży bonu, natomiast przy bonach różnego przeznaczenia paragon wydaje się przy wymianie bonu na towar lub usługę;
• rozliczeń VAT – sprzedaż bonu jednego przeznaczenia wymaga naliczenia i odprowadzenia należnego podatku VAT, a przy bonach różnego przeznaczenia obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie realizacji bonu;
• rozliczeń PIT – przychód rozpoznaje się przy wymianie karty podarunkowej na towar lub usługę, przy czym niewykorzystane vouchery stanowią przychód w dniu utraty ważności bonu.

Nieprawidłowe ujmowanie wydatków w kosztach firmowych

W przypadku salonów urody rozliczających się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym lub podatników CIT zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu w celu obniżenia podatku dochodowego to jeden z najważniejszych aspektów prowadzenia działalności. Jednak przedsiębiorcy często rozliczają koszty nieprawidłowo, wrzucając w koszty wydatki prywatne, wyłączone ustawowo lub kwestionowane przez organy skarbowe. Dotyczy to także branży beauty, w której łatwo popełnić błąd ze względu na szeroki zakres możliwych kosztów firmowych.

Jakie wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów lub mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy? W branży beauty będą to na przykład:

• wydatki na reprezentację, np. prezenty dla stałych klientów oznaczone logo salonu;
• kosmetyki niewykorzystywane w działalności (np. prywatne kosmetyki do włosów);
• sprzęt do celów prywatnych (np. sprzęt do manicure, jeśli salon nie świadczy takich usług);
• wydatki na edukację niezwiązane z rozwojem działalności beauty (np. kurs językowy, studia prawnicze).

Błędy w spisie z natury

Remanent to jeden z najczęściej poruszanych tematów na przełomie roku w branży beauty. Na tym tle dochodzi również do sporów, ponieważ zalecenia księgowych i biur rachunkowych często różnią się od siebie. W tej sytuacji łatwo o popełnienie błędów, takich jak:

• nieuwzględnienie w spisie z natury częściowo zużytych kosmetyków;
• szacowanie wartości kosmetyków według zużycia (materiały należy ujmować w całości);
• pomijanie w inwentaryzacji materiałów, które służą do wykonania usługi (uwzględnianie tylko towarów na sprzedaż);
• uwzględnianie w spisie z natury narzędzi wielokrotnego użytku lub środków trwałych.

Obowiązek przeprowadzania remanentu mają salony prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów, natomiast nie dotyczy on przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem. Spis z natury ma na celu ustalenie dochodu do opodatkowania oraz podstawy do obliczenia składki zdrowotnej. Remanent może zwiększyć lub obniżyć dochód w zależności od wyniku różnicy remanentowej (jest to różnica wartości pomiędzy remanentem początkowym a końcowym). Źle wykonany spis natury oznacza zatem nieprawidłowo wyliczony dochód, co przekłada się na błędne zeznanie podatkowe.