Poradnik dla kobiet zarządzających firmami: Pełnomocnictwo w zamówieniach publicznych

Na każdym podmiocie chcącym czynnie uczestniczyć w zamówieniu publicznym ciąży obowiązek podpisania oferty. Co do zasady ofertę powinna podpisywać osoba umocowana do reprezentacji podmiotu w dokumencie rejestrowym. W praktyce gospodarczej bardzo często korzysta się z pełnomocnictwa do podpisywania ofert przetargowych. Jakie są zalety tego rozwiązania? Jak powinno być udzielone pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo – co to jest i jakie elementy powinno zawierać

Ogólna definicja pełnomocnictwa mówi, że jest to umocowanie do określonego działania w imieniu tego, który umocowania tego udziela. Pełnomocnictwo nie ma swojego uregulowania w ustawie Prawo zamówień publicznych. Wszelkie kwestie z nim związane wyjaśniają zapisy Kodeksu cywilnego. Prawidłowo umocowany pełnomocnik ma możliwość skutecznego i wiążącego złożenia oferty w przetargu lub konkursie ofert. W przypadku braku odpowiedniego dokumentu z pełnomocnictwem, do działania w imieniu spółki upoważnione są wyłącznie osoby wskazane w odpowiednim rejestrze.

Na gruncie przepisów prawa nie opisano szczegółowo, co powinno zawierać pełnomocnictwo. Pewne jest natomiast, że w praktyce gospodarczej wymagany jest co najmniej dokument podpisany przez osoby umocowane do reprezentowania wykonawcy, z którego jasno wynika, że dana osoba ma pełne prawo do występowania z ofertami na rynku zamówień publicznych. Podpis pełnomocnika nie jest w tym wypadku wymagany. Wyróżniamy trzy rodzaje pełnomocnictw:

• ogólne,
• szczególne,
• rodzajowe.

Pierwsze z nich upoważnia daną osobę do wykonywania w imieniu przedsiębiorcy czynności zwykłych. Co ważne, zgodnie z orzecznictwem KIO, takie pełnomocnictwo jest niewystarczające do występowania o udzielenie zamówienia publicznego. Gdy szukamy zlecenia dla firmy i chcemy wystartować w przetargu, dużo lepszym pomysłem jest ustanowienie pełnomocnictwa szczególnego lub rodzajowego. Oba działają podobnie, ale różnią się zakresem. Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do wykonania konkretnej czynności. Odnosi się więc do jednego, wybranego przetargu, który na ogół jest wymieniony w treści z tytułu. Pełnomocnictwo rodzajowe to z kolei umocowanie do wykonania konkretnej kategorii czynności np. reprezentowania wykonawcy we wszystkich postępowaniach przetargowych lub konkursach ofert.

Pełnomocnictwo a elektryfikacja zamówień publicznych

Od początku 2021 roku polskie zamówienia publiczne przeszły prawdziwą metamorfozę. Dzisiaj wszystkie przetargi, nie tylko o wartości przekraczającej progi unijne, wymagają prowadzenia w formie elektronicznej. Z tego też powodu także pełnomocnictwo nie może przybierać dowolnej formy. Rodzaj pełnomocnictwa zależeć będzie w dużej mierze od rodzaju zamówienia. I tak przetargi o wartości niższej niż wskazują progi unijne, można podpisywać przy wykorzystaniu pełnomocnictwa poświadczonego podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem kwalifikowanym. Zamówienia o wartości przekraczającej progi unijne już takiej dowolności nie mają. Tu bezwzględnie wymagane jest przedłożenie pełnomocnictwa jako oryginału w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. W tym drugim wypadku niezwykle ważne jest, aby potwierdzenie za zgodność z oryginałem odbywało się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego notariusza.

Zalety posiadania pełnomocnika

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z licznymi obowiązkami. Poszukiwanie klientów, marketing, wystawianie faktur, windykacja, administracja, księgowość – lista spraw, jakie musi dopatrzyć właściciel spółki jest często bardzo długa. Szukając zlecenia dla firmy, niejednokrotnie można spotkać się z sytuacją krótkiego terminu na złożenie oferty. W skutecznym aplikowaniu na przetargi przeszkodzić może wiele prozaicznych rzeczy: spotkanie biznesowe, natłok zleceń, choroba czy urlop. W tej sytuacji warto mieć swojego pełnomocnika, który w trudnych chwilach dokona podpisu naglącej oferty. Znacznie usprawnia to załatwianie spraw związanych z przedsiębiorstwem i umożliwia dalszy rozwój spółki na rynku. Niewątpliwą zaletą pełnomocnictwa ogólnego i rodzajowego jest jego długoterminowy wymiar. Wygasa ono w razie śmierci mocodawcy lub pełnomocnika. Jest także wygodne do rozwiązania – mocodawca może w dowolnym momencie odwołać przedstawicielstwo poprzez złożenie jednostronnego oświadczenia woli.

Gdzie szukać przetargów i zleceń dla firm?

Umocowanie do podpisywania ofert może być wystawione na dowolnego pracownika firmy. W praktyce często są to osoby bezpośrednio odpowiadające za zamówienia publiczne. W zakresie ich obowiązków leży nie tylko składanie podpisów, ale także poszukiwania odpowiedniego zlecenia dla firmy, analiza dokumentacji przetargowej i wycena. Co zrobić, aby w natłoku pracy nie przegapić żadnego, interesującego zamówienia? Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z bazy przetargów. Jedną z najciekawszych jest serwis http://www.oferent.com.pl, który nie tylko pozwala na filtrowanie wyników według interesujących nas kryteriów, ale także zawiera listę rozstrzygnięć oraz zestawienie podwykonawców. Platforma zapewnia możliwość skorzystania z darmowego okresu próbnego na okres 20 dni.