Sprawdzone sposoby na lepszą organizację pracy
Rosnąca konkurencja w miejscu pracy wymaga, abyśmy byli lepsi, szybsi i bardziej wydajni. Osiągnięcie celów i zdrowa równowaga między życiem zawodowym a prywatnym staje się możliwa, gdy pracujemy nad nimi w sposób metodyczny. Niezależnie od tego, czy pracujemy w domu, czy w biurze, możemy podjąć wiele kroków w celu poprawy naszej wydajności i lepszą organizację pracy.
Organizacja czasu pracy
Punktem wyjścia dla każdej efektywnej pracy jest jasne wyznaczenie celów, do których osiągnięcia dążymy. Warto wytyczyć kierunek, w którym zmierzamy, aby wiedzieć, na czym szczególnie trzeba się skupić i jakie kolejne działania należy podejmować. Kiedy praca się nawarstwia, często staramy się wykonywać dwie lub więcej rzeczy naraz. I chociaż możemy myśleć, że jesteśmy wydajni przez wielozadaniowość, w rzeczywistości robimy coś zupełnie odwrotnego. Ludzie rażąco przeceniają swoją zdolność do wielozadaniowości, bowiem gdy robimy więcej niż jedną rzecz na raz, nasza uwaga jest podzielona, zmniejszając wydajność i jakość naszej pracy. Zamiast wielozadaniowości warto skoncentrować swoje wysiłki na ukończeniu jednego projektu lub zadania na raz, co pomaga zapobiegać błędom, zmniejsza stres w miejscu pracy i pomaga w dotrzymaniu terminów.
Bardzo pomocne w takiej sytuacji są listy rzeczy do zrobienia czyli harmonogram naszego działania. Możemy wybrać tradycyjną metodę i używać pisanych notatek lub pobrać jedną z wielu aplikacji online. Zapisywanie zadań pozwala na ich wizualizację i ustalanie priorytetów, abyśmy mogli najpierw wykonać wszystkie najważniejsze zadania. Na naszej liście zawsze powinniśmy dokonać kategoryzacji zadań, tak aby najważniejsze zadania były wykonywane w pierwszej kolejności. Sporządzenie harmonogramu pozwala nam określić realne ramy czasowe, pomaga poprawić zarządzanie czasem i zapobiega prokrastynacji, dzięki czemu możemy załatwiać wszystkie sprawy bez odkładania ich na później. Posiadanie wizualnej reprezentacji harmonogramu i zadań do wykonania może pomóc nam przejść przez nie ze spokojnym i skoncentrowanym umysłem, ponieważ nie musimy się martwić o zapomnienie lub pominięcie ważnych terminów. Układając harmonogram musimy też pamiętać o zaplanowaniu odpowiedniej przerwy w działaniu. Człowiek wypoczęty jest w stanie zrobić więcej, działa szybciej i jest bardziej kreatywny. Harmonogram pomaga nam także na ustalenie codziennej rutyny, która pomaga przekształcać codzienne zadania w codzienne nawyki. Rutyna pracy może pomóc nam pozostać bardziej zorganizowanym i ułatwić codzienne dni pracy. Nawyki wynikające z rutyny nie wymagają wzbudzania motywacji do wykonywania kolejnych zadań, a przepływ pracy staje się naturalny i automatyczny.
Organizacja miejsca pracy
Nasze najbliższe otoczenie w pracy ma duży wpływ na wydajność naszych działań. Jeżeli chcemy poprawić organizację swojej pracy, warto w pierwszej kolejności zadbać o dobrą organizację przestrzeni. Bycie skoncentrowanym i zmotywowanym w chaotycznym środowisku jest wyzwaniem. Duży bałagan w miejscu pracy szkodzi produktywności. Warto zadbać o to, aby wszystkie sprzęty i rzeczy potrzebne nam w pracy miały wyznaczoną lokalizację pod naszą kontrolą. Dlatego warto poświęć trochę czasu każdego tygodnia pracy, aby wyrzucić niepotrzebne rzeczy i zreorganizować naszą przestrzeń pracy. Warto trzymać podobne przedmioty razem i zmaksymalizować przestrzeń na biurku i wewnątrz szuflad, aby utrzymać je w czystości. Uporządkowana przestrzeń do pracy pomaga utrzymać motywację, koncentrację i produktywność. To samo można powiedzieć o bałaganie cyfrowym. Wszystkie nieprzeczytane e-maile i zaległe zadania są wirtualnym odpowiednikiem posiadania stosów zaległych dokumentów w miejscu pracy. W posegregowanych folderach na pulpicie szybciej i łatwiej znajdziemy potrzebne dokumenty.
Organizacja własnej pracy
Organizacja pracy ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia harmonijnego działania, minimalizowania redundancji, eliminowania opóźnień oraz zapewnienia płynnej współpracy między różnymi działami lub pracownikami. Jednocześnie ma na celu osiągnięcie maksymalnej efektywności, wydajności i skuteczności w wykonywaniu zadań. Dlatego w trakcie pracy nie mniej ważne jest wyeliminowanie tzw. pożeraczy czasu, które negatywnie oddziałują na proces realizowania zadań, obniżając naszą efektywność. Do zewnętrznych pożeraczy czasu zaliczyć można m.in. wszelkie zbędne spotkania, rozmowy telefoniczne czy niepotrzebny research informacji. Jeżeli zależy nam na lepszej organizacji pracy, powinniśmy określić, które negatywne czynniki najbardziej oddziałują na przebieg naszej pracy, a następnie, w miarę możliwości, spróbować je zniwelować.
Dobra organizacja pracy własnej wymaga od nas również tego, aby nauczyć się odmawiać. Każdy z nas jest ambitny, jednak musimy być obiektywni i dbać o swoje samopoczucie. Dlatego też jeśli wiemy, że jakieś konkretne zadanie wykracza poza naszą wiedzę czy kompetencje, uzasadnione jest, aby przekazać tę odpowiedzialność. Alternatywnie, jeśli mamy więcej zadań niż możemy realistycznie wykonać w ich terminach, możemy poprosić kolegę o pomoc. Delegowanie zadań może wydawać się niezręczne, jednak w rzeczywistości zlecanie zadań właściwej osobie jest aktem zaufania i walidacji. Asertywność w pracy naprawdę się opłaca.
Korzyści z poprawy organizacji pracy
Zarządzanie czasem w pracy i dobra organizacja pracy to cecha bardzo pożądana przez wszystkich pracodawców. To kompetycja miękka, potrzebna na każdym stanowisku, w każdym zawodzie. Jest niezbędna dla osób, które zarządzają innymi, ale przyda się także tym, którzy pracują na innych, mniej wymagających stanowiskach. Efektem lepszego zarządzania czasem i obowiązkami jest możliwość realizowania tych samych zadań z mniejszym nakładem siły i czasu lub wykonanie większej ilość zadań przy tym samym nakładzie środków. Poprawa organizacji pracy zwiększa naszą produktywność oraz szanse na osiągnięcie lepszych wyników, a co za tym idzie wpływa na nasze zadowolenie z pracy oraz motywację do realizacji kolejnych celów. Lepsza organizacja pracy to także większe szanse na uniknięcie znalezienia się w stresującej sytuacji oraz uniknięcie działania pod presją, które może negatywnie przekładać się na efekty końcowe naszych działań.
Poprawa produktywności organizacji pracy ma równie duże znaczenie co posiadana wiedza, umiejętności oraz doświadczenie, dlatego nie powinniśmy zaniedbywać tego aspektu naszego funkcjonowania. Dobra organizacja może pomóc nam być bardziej skoncentrowanym i szczęśliwszym w miejscu pracy. Jeśli nie jesteśmy osobami zorganizowanymi, nie warto się martwić, bowiem organizacja to umiejętność, której można się nauczyć i doskonalić z czasem. Najbardziej bezpośrednim sposobem na powstrzymanie złych nawyków jest monitorowanie swojego zachowania i zrozumienie sytuacji, która je powoduje. Następnie możemy podjąć aktywne kroki, aby je ograniczyć. Stosując w praktyce wspomniane powyżej wskazówki, możemy z łatwością sprawić, że wykonywanie obowiązków zawodowych będzie nam przynosiło więcej radości oraz satysfakcji. Zazwyczaj nierealistyczne jest stosowanie wszystkich sposobów jednocześnie. Zamiast tego zalecamy wybranie kilku, które rezonują z naszym stylem pracy i zaadaptowanie tych, które działają z korzyścią dla nas i naszej pracy.
