Jak zarządzać dokumentami w salonie kosmetycznym?
Zarządzenie dokumentacją to jedna z najważniejszych rzeczy, o których trzeba pamiętać, gdy prowadzi się firmę. Dotyczy to nie tylko wielkich korporacji, ale również np. salonów kosmetycznych. Każdego dnia z usług takiego zakładu korzysta bardzo wiele osób, a co za tym idzie, dokumentacja i ilość danych osobowych jest naprawdę spora. Łatwo można się w tym wszystkim pogubić, ale na szczęście istnieje wiele możliwości na właściwe i sprawne zarządzanie dokumentami. Warto zaznajomić się z kilkoma podstawowymi kwestiami z tym związanymi.
Segregacja i obieg dokumentów w salonie kosmetycznym
W salonie kosmetycznym bardzo istotna jest odpowiednia segregacja dokumentów. Najlepiej jest rozdzielić te związane z klientami od tych, które związane są z zamówieniami, kontrahentami itp. Zupełnie oddzielnie powinno się też przechowywać grafiki wizyt, listę umówionych zabiegów. Poza tym niezwykle ważne jest, aby dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce. Muszą być tak przechowywane, aby dostęp do nich miały tylko upoważnione osoby. Współcześnie najłatwiej magazynować dokumenty i dane elektronicznie.
OCR to podstawa
OCR to tak zwane optyczne rozpoznawanie znaków. Jest to niezwykle przydatna rzecz w elektronicznym obiegu dokumentów, ponieważ umożliwia kopiowanie zeskanowanych dokumentów do różnych aplikacji i plików. Bez problemu można skopiować nawet tabelę z danymi. Szczególnie warto zastosować OCR w przypadku faktur. Ma to bowiem bardzo dużo zalet. Przede wszystkim jest to znaczna oszczędność czasu. Przepisywanie papierowych faktur na komputerze zajęłoby pracownikom naprawdę sporo czasu, który w każdej firmie jest niezwykle cenny. Oprócz tego wiąże się z tym oszczędność pieniędzy, gdyż liczba godzin pracy księgowych się zmniejsza. Maleje też ilość potrzebnego na dokumenty miejsca. Poza tym dzięki temu można automatycznie umieszczać dokumenty w elektronicznym archiwum i jednocześnie zachować oryginalny wygląd. System umożliwia ponadto wyszukiwanie słów kluczowych w fakturach, toteż z łatwością można znaleźć np. potrzebne dane. Jest to przydatne chociażby w sytuacji, gdy trzeba reklamować jakiś zakupiony sprzęt, a nie pamięta się już, gdzie i kiedy był kupowany. Oprócz tego dzięki OCR możliwa jest weryfikacja błędów na fakturze, chociażby za pomocą porównania jej z danymi umieszczonymi np. w GUS.
Jak widać, przyszłością w zarządzaniu dokumentacją w firmie i obiegu dokumentówsą metody elektroniczne, które pozwalają na bardzo sprawne zarządzanie. Oczywiście wymaga to pewnych umiejętności informatycznych, ale można się ich nauczyć. Całkiem możliwe, że za kilka/kilkanaście lat tradycyjne przechowywanie dokumentów zostanie całkowicie wyparte przez systemy komputerowe.
