Zarządzanie danymi i archiwizacja w salonie kosmetycznym- wybór ma znaczenie
Salony kosmetyczne muszą również przestrzegać RODO, gdyż tak stanowi prawo. Zatem wszystkie dane osobowe powinny być należycie chronione, aby nikt postronny nie miał do nich dostępu. Oczywiście salon kosmetyczny może tylko korzystać z danych klientów, aby zapisywać jakie zabiegi były wykonywane, ale również po to by umówić się na wizytę. Oczywiście w każdej chwili klient ma prawo wglądu, modyfikacji, a także pełnego usunięcie danych z systemu.
Zarządzanie dokumentami dotyczy dokumentów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zatem niezależnie, czy są do dane kontrahentów, pracowników, czy klientów należy je tak samo chronić. Tutaj kluczową rolę pełni obieg dokumentacji, jednak musi on być w oparciu o RODO. Oczywiście można wybrać tradycyjną metodę, która jednak wymaga dużego nakładu pracy, a o błąd nietrudno. Wtedy wszelkie dokumenty muszą być przechowywane w dedykowanych i wzmocnionych do tego celu meblach biurowych. Konieczne jest też przeszkolenie pracowników i wykonywanie kopii roboczych.
Zarządzenie dokumentami w systemie informatycznych
Zdecydowanie lepszą formą zarządzania dokumentami może być wybranie przeznaczonych do tego celu programów informatycznych. Mogą one znacząco przyspieszyć czas i nie narażamy się na pomyłki. Przede wszystkim zarządzanie dokumentami w salonie kosmetycznym wymaga specjalnego narzędzia informatycznego. Otóż specjalne moduły zapewniają harmonię i ład. Moduły funkcjonalne dzielą się na zapisy na usługi, oczywiście obejmuje to też wypisy i wszelkie modyfikacje. Oczywiście można wprowadzać dane klientów, jednak należy uzyskać ich zgodnie. Dane klientów w żadnym wypadku nie mogą służyć do celów marketingowych. Oczywiście moduły obejmują także tworzenie harmonogramów, wszelkich grafików. Również wpisuje się tam dane pracowników oraz raporty i zamówienia, wypłaty, czy też premię.
Czy klient może nie zgodzić się na zarządzanie danymi?
Prawo stanowi, że tylko za zgodą klienta można przechowywać jego dane. Przy czym dane wrażliwe podlegają specjalnej ochronie. Również dodawanie zdjęć na portale społecznościowe jest utrudnione. Obecnie należy zapewnić klientowi pełną anonimowość. Oczywiście klient może odmówić podania swoich danych, jednak może wiązać się to z odmową wykonania usługi. Salon kosmetyczny musi także posiadać politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję do zarządzania systemami informatycznymi.
Ważna jest również archiwizacja danych i wykonywanie kopii zapasowych(np systemem Primesoft ), bądź też backupów, czego potwierdzeniem będzie rejestr czynności przetwarzania. Oczywiście archiwizacja dokumentów musi zawierać także wszelkie faktury, które są do wglądu właściwych organów finansowych.
